Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn nhất

Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiện tại của bạn đã thật sự tối ưu? Ngày nay trên thị trường có những cách lưu trữ – quản lý nào? Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian và giá tiền trong công tác.

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép đa số những dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các trang bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…

Hóa đơn điện tử ngày một phổ quát và được phần đông đơn vị tiêu dùng bởi tính năng và lợi ích vượt bậc mang lại. So mang Hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn, Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, giảm thiểu trường hợp mất, cắp, khiến nhái hóa đơn.

1. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

1.1 Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Theo quy định của Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử đã nêu: việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hành trong 10 năm tương tự như khi đơn vị sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Công ty sẽ chủ động hơn, ko bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến lúc lưu trữ hóa đơn điện tử.

Xem thêm tại:

• Cách lưu trữ Hóa đơn điện tử An Toàn 100% chi tiết nhất – MIFI

• Mẫu biên bản mất hóa đơn mới nhất 2022 cho kế toán

• Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn 100%

1.2 Cách lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép hồ hết các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất du nhập vào các vật dụng lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… không những thế chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)

Bản trình bày của hóa đơn (file PDF) là file biểu lộ nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thường ngày, không những thế do chỉ là bản diễn tả của file XML nên file PDF hoặc bản in này ko sở hữu trị giá PHÁP LÝ

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file với giá trị PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

1.3 Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Thông tư về lưu trữ hóa đơn điện tử:

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

• những cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền chọn lựa, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT thích hợp sở hữu đặc biệt buôn bán và khả năng khoa học của mình.

• Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 đề nghị sau:

• Tính an toàn bảo mật, chu toàn, hầu hết. Thông báo hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của luật pháp về kế toán;

• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi với yêu cầu.

• HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, giả dụ ko với quy định khác của cơ quan nhà nước sở hữu thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

2. Điều kiện cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải mãn nguyện những điều kiện cấp thiết sau:

• cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, phân phối nhà sản xuất được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

• Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ xác thực. Cũng như gần như thông báo theo quy định để với thể thuận tiện tầm nã cập hay tham chiếu trong trường hợp thiết yếu.

• Hoá đơn lưu trữ phải sở hữu hình thức giống có khuôn dạng theo loại ban hành và nội dung như hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi để miêu tả tính chính xác tuyệt đối của hoá đơn cũng như bảo đảm chất lượng công tác.

• Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo lớp lang chặt chẽ, có số đông những thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo lúc tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

3. Cách lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?

Cách lưu trữ Hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?

Căn cứ theo Khoản một Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, các bạn hàng hoá, dịch vụ dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập Báo cáo vốn đầu tư phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo trong khoảng hệ thống của tổ chức trung gian sản xuất biện pháp hóa đơn điện tử thì đơn vị trung gian này cũng phải thực hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, khách hàng là tổ chức kế toán và tổ chức trung gian sản xuất biện pháp hóa đơn điện tử sở hữu bổn phận sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật có tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để kiểm soát an ninh dữ liệu của hóa đơn điện tử

3.1 Cách lưu trữ hóa đơn đối có bên tìm và bên bán

Đối mang bên bán 

1. Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm.

2. Bên bán ko cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà sở hữu thể lưu ở dạng điện tử (định dạng XML) lúc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Ngay khi tạo dựng hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để giảm thiểu trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, nên export dữ liệu và nến lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng

Đối có bên tậu

1. sử dụng những vật như ổ cứng di động, USB, máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào (vì hóa đơn điện tử có định dạng XML).

2.  Bên mua cũng mang thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là DPF và XML.

3.  3. Cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản diễn đạt nên không có giá trị pháp lý.

Hóa đơn điện tử an toàn MIFI cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp, là cách lưu trữ hóa đơn điện tử uy tín.