Công ty của bạn có thể làm việc xuất sắc, có các thành viên trong nhóm tận tâm và phục vụ một nhóm khách hàng tuyệt vời, nhưng nếu chức năng lập hóa đơn của công ty không hoạt động đúng, bạn sẽ không kinh doanh được lâu.
Xem thêm tại:
Xử Lý Mất Hóa Đơn Đỏ Đầu Vào Đầu Ra (GTGT – VAT) Nhanh Chóng
Kế toán trưởng và 5 nhiệm vụ của kế toán trưởng
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trưởng
Lập hóa đơn là nền tảng cho bất kỳ công ty nào. Quá trình này cũng đòi hỏi sự chính xác và kịp thời. Làm sai và bạn sẽ không được thanh toán hoặc bạn sẽ bị trả chậm cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, điều này thực sự ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn. Và khi bạn không được trả lương, bạn không thể bồi thường cho nhân viên của mình hoặc trang trải chi phí cho bạn.
Các sai sót trong quá trình lập hóa đơn cũng có thể làm dấy lên sự nghi ngờ của khách hàng vì vậy phải xử lý mất hóa đơn về các hoạt động kinh doanh của bạn. Các lỗi lặp đi lặp lại sẽ khiến những dấu hiệu tiềm ẩn này tăng cao hơn nữa và buộc khách hàng của bạn phải suy nghĩ lại xem họ có muốn kinh doanh với bạn (hay không).
Tin tốt là bạn có thể thực hiện các bước để giảm lỗi hóa đơn và tạo sự tin tưởng cao trong cơ sở khách hàng của mình.
1.Các hóa đơn bị bỏ lỡ
Nếu hóa đơn không đến tay người nhận dự định, họ sẽ không được thanh toán. Và nếu bạn đang sử dụng thực 30 điều khoản thanh toán với khách hàng của mình — và bạn không nhận được xác nhận tự động đã nhận — thì có thể mất một tháng hoặc hơn trước khi bạn nhận ra rằng hóa đơn bị thiếu. Điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền, chưa kể đến việc buộc bạn phải bắt đầu lại toàn bộ quy trình lập hóa đơn.
Tránh vấn đề này bằng cách sử dụng phần mềm tài chính không chỉ tự động gửi thư hoặc gửi hóa đơn trực tiếp đến đúng người trong bộ phận phải trả của khách hàng mà còn cảnh báo cho bạn khi hóa đơn đã được mở và xem. Đảm bảo rằng địa chỉ email chính xác được liên kết với tài khoản của mỗi khách hàng và bạn thường xuyên kiểm tra các hóa đơn “chưa được xem xét”. Đó là tín hiệu cho thấy chúng không được nhận hoặc xem xét. Hãy tìm một hệ thống tự động có thể được đặt để gắn cờ và thông báo cho bạn khi các hóa đơn chưa được xem xét trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Hóa đơn khó hiểu
Mặc dù ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn của bạn có thể đủ rõ ràng đối với bạn (chúng tôi đã thực hiện công việc X để đổi lấy X số đô la), khách hàng của bạn có thể xem thông điệp đó qua một lăng kính khác. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn hóa đơn và đặc biệt có vấn đề nếu bạn đang bán nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau cho cùng một khách hàng và lập hóa đơn cho họ nhiều lần khác nhau.
Hãy khắc phục sự cố này bằng cách làm rõ ràng nhất có thể với ngôn ngữ và định dạng lập hóa đơn của bạn và bằng cách sử dụng đơn đặt hàng ban đầu (PO), báo giá công việc hoặc tài liệu khác để đưa ra mô tả của bạn. Bằng cách làm cho hóa đơn càng đơn giản để hiểu càng tốt, quá trình phê duyệt sẽ diễn ra suôn sẻ hơn vì cả bộ phận kế toán và người phê duyệt đều hiểu chính xác những gì họ đang thanh toán.
3. Dữ liệu bị mất
Nếu bạn muốn hóa đơn của mình được thanh toán đúng hạn và không cần thêm sự can thiệp của con người, chúng phải chính xác nếu bạn không muốn xử lý mất hóa đơn. Khi dữ liệu mà khách hàng yêu cầu để có thể xử lý hóa đơn bị thiếu, rất có thể thanh toán của bạn sẽ rơi vào cuối dòng cho đến khi ai đó tìm ra vấn đề.
Ví dụ: thay vì chỉ sử dụng “khi nhận” làm ngày đến hạn, hãy trình bày thật cụ thể về chính xác thời điểm hóa đơn đến hạn. Điều đó sẽ giúp khách hàng của bạn quản lý lịch thanh toán của riêng họ mà không cần phải đoán khi nào hóa đơn thực sự đến hạn. Lưu ý bất kỳ chiết khấu hoặc ưu đãi nào cho việc thanh toán sớm cũng như các khoản phạt trễ và các loại thanh toán được chấp nhận.
Có dữ liệu nhất quán, cập nhật trên các hệ thống của bạn là rất quan trọng, đó là lý do tại sao việc có một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sẽ giúp kết nối tất cả lại với nhau. Hệ thống tự động của bạn sẽ gắn cờ các loại vấn đề này cho bạn hoặc bạn có thể xem xét chúng bằng tay để đảm bảo tất cả các trường đều được điền thông tin hợp lý, có liên quan. Dù bằng cách nào, hãy có một quy trình để xem xét kỹ lưỡng dữ liệu hóa đơn trước khi nhấn “gửi”.
Cách tạo một hóa đơn hiệu quả:
Danh sách chi tiết, thành từng mục của các mặt hàng đã lập hóa đơn.
Ngày hóa đơn được phát hành.
Phân tích thanh toán: Bạn tính phí theo giờ hay theo dự án? Có bất kỳ khoản phí nào được đưa vào không?
Các loại thanh toán được chấp nhận và cách thanh toán chính xác.
Ngày đến hạn — và sự rõ ràng là chìa khóa ở đây. Các cụm từ phổ biến có thể gây nhầm lẫn bao gồm: "Đến hạn X ngày kể từ ngày nhận hàng.", "Ngày làm việc đầu tiên" và "cuối tháng". Tất cả đều mơ hồ. Thay vào đó, hãy sử dụng "Đến hạn X ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn".
Bất kỳ chiết khấu hoặc ưu đãi khác nếu thanh toán sớm.
Chi tiết hình phạt muộn, nếu có.
4. Lỗi trong hóa đơn
Sai lầm xảy ra khiến bạn phải xử lý mất hóa đơn, lý do có thể bạn đã quên lặp lại các dịch vụ mà các thành viên trong nhóm đã thực hiện hoặc có thể bạn không nhận ra rằng khách hàng của mình cần đơn đặt hàng được in trên hóa đơn theo một cách cụ thể. Có thể bạn đã tính phí hai lần cho cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc có thể bạn đặt dấu thập phân không đúng chỗ — biến dịch vụ 1.000 đô la đó thành nghĩa vụ 10.000 đô la một cách hiệu quả.
Bạn có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ các lỗi hóa đơn bằng cách sử dụng nền tảng tài chính tự động thực hiện phép toán cho bạn, thông báo cho bạn khi các trường biểu mẫu bị bỏ trống và kết hợp các yêu cầu cụ thể của khách hàng, chẳng hạn như số PO bắt buộc. Nếu bạn đang quản lý hóa đơn theo cách thủ công, hãy đảm bảo kiểm tra lại phép toán của bạn và đảm bảo rằng tất cả các trường đã được điền trước khi gửi.
Bằng cách thực hiện “cái nhìn cuối cùng” này về công việc của bạn, bạn sẽ có thể giảm đáng kể số lượng chuyển tiền bị trì hoãn do lỗi hóa đơn.
5.Sai lầm về hóa đơn lặp lại
Như đã đề cập, định giá không chính xác, tính toán không chính xác, thiếu ngày đến hạn thanh toán và các sơ suất khác đều có thể dẫn đến sự chậm trễ thanh toán mà không công ty nào có thể chịu được. Nếu đến lúc đó bạn phải lập biên bản mất hóa đơn. Khi những sai lầm này lặp đi lặp lại, chúng sẽ dẫn đến sự nghi ngờ trong cơ sở khách hàng của bạn. Khi một nhân viên tài chính phải dành thời gian để xem xét lại và tìm ra vấn đề, xác định có bao nhiêu chu kỳ bị ảnh hưởng, tính toán các điều chỉnh cần thiết và đảm bảo nó không xảy ra lần nữa, bạn đang tốn rất nhiều thời gian cho khách hàng đó. Ngay cả khi sai sót là vô ý, bạn có thể làm hỏng mối quan hệ hoặc thậm chí mất khách hàng đó.
Để tránh những sai lầm tái diễn, hãy tìm hiểu kỹ và tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Các bản sửa lỗi một lần chỉ đơn giản là lãng phí thời gian của mọi người. Ví dụ: nếu hệ thống tự động của bạn đang lấy thông tin giá từ cơ sở dữ liệu chưa được cập nhật trong sáu tháng, hãy kéo trình phát hành hóa đơn cho đến khi cơ sở dữ liệu có thể được làm mới. Hoặc, nếu các hóa đơn được tạo theo cách thủ công của bạn dễ gặp các vấn đề về toán học, hãy kiểm tra kỹ từng hóa đơn trước khi gửi. Có một khách hàng vui vẻ thanh toán kịp thời sẽ rất xứng đáng với thời gian bỏ ra thêm.
Thông tin liên hệ sai hoặc thiếu
Hầu hết các công ty đều có một hộp thư điện tử hoặc một nhân viên cụ thể để nhận tất cả các hóa đơn đến. Các công ty lớn hơn có thể có nhiều người xử lý công việc này trên các bộ phận công ty khác nhau. Nếu hóa đơn của bạn không đến đúng người, rất có thể nó sẽ nằm trong “đống thư bị thất lạc” gồm những hóa đơn không bao giờ được thanh toán, bạn phải lập biên bản mất hóa đơn. Nếu bạn không mong đợi được thanh toán cho đến hơn 30 ngày sau khi gửi hóa đơn, thì sẽ phải mất ít nhất một tháng trước khi bạn phát hiện ra vấn đề.
Giải quyết vấn đề một cách chủ động bằng cách xác nhận — và xác nhận lại — người nhận chính xác cho hóa đơn của bạn, biết rằng có thể có nhiều nhân viên khác nhau được chỉ định cho tài khoản của bạn, tùy thuộc vào việc đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ của bạn. Đồng thời nhận ra rằng mọi người chuyển sang các vị trí mới hoặc rời bỏ công ty hoàn toàn, vì vậy hãy xem xét và cập nhật các liên hệ theo lịch trình thường xuyên, chẳng hạn như sáu đến 12 tháng một lần.
Nếu bạn đang mắc phải bất kỳ hoặc tất cả các lỗi lập hóa đơn được nêu trong bài viết này, hãy nghĩ xem những lỗi có vẻ nhỏ này đang tác động như thế nào đến dòng tiền và lợi nhuận của bạn. Có lẽ quan trọng hơn, hãy xem xét cách họ đang tác động tiêu cực đến các mối quan hệ khách hàng của bạn. Bằng cách thực hiện những lời khuyên được nêu ở đây, bạn có thể vượt qua nhiều vấn đề trong số này, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và điều hành một tổ chức có lợi hơn.
Post A Comment:
0 comments: